Habilidades críticas
El tiempo invertido en diversas reuniones que se dan en la jornada laboral muchas veces resulta improductivo por no tener claro el objetivo ni las expectativas de dichos encuentros. A continuación se presentan algunas guías para el manejo adecuado, según los siguientes rubros:
1. Tipo de reuniones: a. Clarificar el tipo de aporte que se espera de los integrantes de la reunión. Es fundamental clarificar el tipo de reunión que se tendrá y el resultado final esperado. Es distinto cuando se da una reunión donde se espera tomar decisiones a otras donde simplemente se busca generar ideas creativas u otras donde se espera la resolución de problemas. Una vez identificado el objetivo, los integrantes de la reunión podrán situarse y aportar según la meta establecida. b. Definir la frecuencia y duración según el tipo de reuniones. Las reuniones estratégicas requieren mayor preparación previa y discusión. A diferencia de coordinaciones cotidianas del área, tienen que aportar con valor agregado, análisis de informaciones y propuestas específicas para la toma de decisiones. Para ello, se sugiere designar equipos encargados de preparar de antemano dicha información para que la reunión sea más eficaz.
2. Modo de conducir las reuniones: a. Expresar con claridad los problemas. Es muy común que se den vueltas sobre temas que no son centrales por el miedo a abordar temas difíciles. b. Apertura a las diversas opiniones: un estilo abierto y transparente de liderazgo permite a los asistentes expresar con libertad sus opiniones, valorando la diversidad. c. Dar tiempo específico a las intervenciones y mantener a los integrantes en temas relevantes para la agenda. d. Tener claridad en las prioridades de los temas a tratar.
3. Implementación y seguimiento: a. Terminar las reuniones con definición de próximos pasos y responsabilidades para seguir avanzando en la consecución de los objetivos propuestos. b. Dar seguimiento a los acuerdos es importante para que las personas vean el impacto significativo que lo discutido tiene en la vida cotidiana de la empresa y cómo contribuye a lograr cambios en la organización. (O)
