Reuniones más productivas

Nos distraemos con facilidad, cuando creemos que algo no es necesario o que está tomando demasiado de nuestro tiempo.

¿Quién no ha asistido a una reunión sin tener idea del tema a tratar o ha salido de ella con la sensación de no haberlo resuelto?, pregunta Carlos Chong, consultor en talento humano. Muy probablemente usted esté asintiendo.

Los encuentros de trabajo son una de las herramientas más importantes para el logro de los objetivos institucionales. Lo ideal es que sean conversaciones inteligentes y al finalizar todos tengan claro quién debe hacer qué, cómo hacerlo, cuánto hacer y para cuándo; por lo tanto, requieren que el convocante desarrolle habilidades para el manejo efectivo. Chong explica que, de no ser así, las preguntas que se hacen los asistentes pasan a ser: ¿qué tan aburrida estuvo?, ¿quién participó más o quién no lo hizo?, ¿quiénes halagaron o criticaron?, ¿qué temas ya fueron tratados anteriormente?, ¿quién será la próxima víctima?

Internas y mixtas

No todas las reuniones son iguales y por tanto no se las puede conducir con la misma dinámica. Una reunión interna se realiza dentro de la organización o de una unidad y tiene un líder natural, que habitualmente es quien convoca.

Pero ahí no termina. ¿Para qué llamar a los colaboradores internos? Puede ser por una razón operativa, para dar instrucciones al equipo. O por motivos tácticos, para responder a nuevos planteamientos o para resolver un conflicto. Y podría ser solo para directivos, para establecer la estrategia de la organización.

Si hay invitados de dos o más departamentos, unidades o empresas, el ambiente, los objetivos y el grado de formalidad serán distintos, principalmente porque actuará más de un líder.

Convocar o no convocar

Antes de pasar el email y reservar la sala, cuestiónese: ¿es realmente necesario? “Muchas situaciones se pueden resolver con una llamada, un correo electrónico o una videoconferencia”, opina Chong.

¿Cuál es el tema, cuál es el objetivo? Chong anima a comunicarlos con anticipación. “Permitirá a los asistentes llevar información que aporte o preparar una presentación sobre el tema”.

¿Cuál es la agenda? Lo práctico es establecer un orden y tiempo de duración de cada punto a tratar, iniciando por lo más complejo y dejando lo más sencillo al final.

¿A quiénes invitar? Deben estar todos los involucrados en el asunto, facultados para tomar decisiones, ejecutar y coordinar acciones. “Lane Kirkland, quien fue presidente de la Federación Estadounidense del Trabajo y Congreso de Organizaciones Industriales, dijo que la eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes”. No siempre es bueno llenar la sala.

¿Cuánto tiempo tenemos? Chong aconseja no emplear los lunes ni viernes, pues el primer día laboral se ocupa para planificar la semana, mientras que en el último casi todos estarán pensando en las actividades de sábado y domingo. Las reuniones operativas podrían durar menos de una hora, mientras que las estratégicas pueden pasar de 90 minutos. Inicie a las 11:00; así todos podrán resolver y dejar encaminados otros asuntos.

Si debe ser en la tarde, que sea entre las 14:00 y 16:00. Si lo deja para el final del día, los asistentes estarán pensando en el creciente tráfico, la dificultad del transporte público o la inseguridad que implica salir en la noche.

¿Quién será el moderador? “Este debe tener habilidad para generar el contexto emocional adecuado”, indica Chong. Esto implica canalizar la confianza y promover la participación y el enfoque en los objetivos. También contar con firmeza para alinear las ideas al tema central, evitar interrupciones, disuadir conflictos y llevar las reglas de la reunión (puntualidad, lenguaje, tolerancia, uso de tecnología y tiempo de intervención).

Recientemente, Cervecería Nacional organizó una campaña interna de reuniones eficientes, basada en los principios de conversaciones constructivas. Se propusieron identificar buenas y malas prácticas y entregar herramientas como las reglas de la sala. Algunos de los enemigos descubiertos fueron la escasa planificación y la impuntualidad, que se pueden combatir mediante la agenda, la priorización de temas y el respeto al tiempo de las reuniones.

Así, la empresa buscó cambios en la comunicación, empezando por la escucha activa, entendida como mantenerse participativo y usar lenguaje positivo. También implica valorar las ideas de los demás, explorar alternativas y aportar posibles soluciones, hacer compromisos y cumplirlos tanto en tiempo como en calidad, y un principio esencial: ser duro con el problema y suave con las personas.

Esto incluyó incorporar costumbres como iniciar con un propósito claro, ser puntual en llegar y salir, interrumpir solo en caso de no entender e invitar a quienes verdaderamente deben participar. En cuanto a la tecnología, es favorable en el caso de reuniones a distancia, pero es aconsejable evitar el uso de dispositivos móviles, ya que distrae a los participantes y causa molestia a los compañeros.

Compromiso y evaluación

Todos los puntos tratados, avances, compromisos, responsables, fechas y conclusiones deben constar en un acta y ser reenviados a todos inmediatamente. Chong también habla de la conveniencia de evaluar la reunión. “Por los costos tangibles e intangibles que representa, es importante que se evalúe su efectividad a través de una simple encuesta al final”. Allí se miden el cumplimiento del objetivo, la claridad del compromiso asumido y los plazos de cada requerimiento, y cuándo se presentarán resultados.

¿Jugar en las reuniones?

“Puedes aprender más de una persona en una hora de juego que en una vida de conversación”, dice una frase que se atribuye equivocadamente a Platón. En realidad, pertenece a un tratado de etiqueta del siglo XVII. Los escritos del filósofo griego más bien muestran que él reconocía que el juego intelectual podía estimular el entendimiento.

Así que las reuniones no son cosa de juego, pero pueden incorporar ciertos de sus elementos para incentivar la creatividad.

Chong recomienda aprovechar la tecnología y probar con aplicaciones como Brilliant Meeting, desarrollada por Gamelearn, que brinda capacitación en gestión de reuniones, da herramientas para el organizador y los asistentes y permite medir el rendimiento y obtener retroalimentación de todos los involucrados. Adicionalmente, al ser una app ‘gamificada’ tiene una modalidad que permite competir con otros usuarios sobre lo aprendido.

“Las reuniones, más allá de ser un espacio para tratar asuntos y resolver problemas, reflejan la cultura de la organización y la capacidad del líder”, considera Chong. Por ejemplo, son buenas oportunidades para emplear la creatividad. (F)