Mejor si son breves
Las reuniones de trabajo suelen convertirse en tediosas y en una pérdida de tiempo. Aquí algunos errores que no se deben cometer.
Las reuniones de trabajo a menudo se prolongan infinitamente y el cansancio se abre paso en el equipo, que no ve la hora de ponerle al asunto un punto. Por eso vale la pena tener en cuenta que la eficiencia de este tipo de meetings no siempre es directamente proporcional al tiempo invertido. Es más: a veces, cuanto más breve, mejor.
A continuación una lista de los cinco errores más frecuentes.
Falta un objetivo claro
Parecería un aspecto obvio, pero no siempre lo es. Muchas reuniones se hacen para cumplir con una formalidad y no tienen una meta clara. Si los convocados de pronto comienzan a preguntarse “¿qué hago aquí?” o “¿por qué esto se está demorando tanto?”, dejan de escuchar a quien está hablando.
De allí que es fundamental enunciar muy claramente el objetivo del encuentro, incluso antes de celebrarlo, y decir qué se espera de cada participante.
El jefe habla, el resto calla
En las reuniones laborales muchas veces se produce una clara jerarquización de los presentes, en particular cuando se trata de grupos grandes. Si los participantes son muy reservados, es bueno recurrir a algunos trucos para involucrarlos más.
Por ejemplo, no siempre tiene que estar el jefe al frente de una conferencia.
Algunos aspectos pueden estar a cargo de otros colaboradores, que asuman la moderación o su presentación.
Otra opción es formar grupos pequeños y hacer debatir determinados temas u aspectos en ese formato.
Y por último, un consejo no menor: si el objetivo es lograr un debate abierto y participativo, siempre debe haber alguien que vele por que las ideas presentadas no sean denostadas.
No se respetan los tiempos pautados
De nada vale tener un buen cronograma si nadie lo respeta, con lo cual es fundamental atenerse a lo estipulado previamente, tanto a la hora de comenzar como a la de terminar. Hay gestos muy sencillos que pueden tener muy buen efecto. Uno de ellos es cerrar la puerta del recinto dos minutos después de iniciada la reunión. Otro tip es que no haya sillas en el salón. Así, ninguno de los participantes querrá que el encuentro dure demasiado.
La agenda está repleta y resulta confusa
Cuando los preparativos se hacen a conciencia, la reunión suele ser más efectiva. Esos preparativos deben derivar precisamente en una agenda clara para el momento del encuentro. Una de las primeras cuestiones a informar es: ¿se darán a conocer datos nuevos? ¿Se debatirá algún tema? ¿Se tomará una decisión? Luego es necesario fijar el tiempo que se le dedicará a cada asunto por tratar.
Los participantes no están debidamente preparados
Una reunión bien lograda involucra a todos los presentes. Para eso es necesario que todos sepan cuáles serán los temas por tratar y qué se espera de ellos.
Una alternativa es el modelo del study hall, que consiste en distribuir material media hora antes de iniciar la reunión para que todos los participantes estén informados. De ese modo, además, se mejora notablemente la calidad de los debates y las posibles conclusiones. (I)
