Consejos para el email

Facturas, confirmaciones de reservas, billetes aéreos, publicidad... A casi todo el mundo le llega a diario al menos un email al buzón, y ya sea por trabajo o de forma privada, casi todo el mundo tiene al menos una dirección de correo electrónico. Algunos consejos básicos para mantener la transparencia y la seguridad en la gestión del email:

USO Las cuentas del trabajo no son adecuadas para cualquier tipo de uso. “El email es la primera elección cuando se trata de intercambio de correspondencia vinculante y que se pueda reconstruir”, según la asociación tecnológica Bitkom. Las empresas tienen que archivar y guardar los emails. Por eso, para quedar a comer o una conversación privada, se aconsejan los chat o redes sociales.

EL PRINCIPIO KISS Keep it short and simple (KISS) es el gran lema del email, es decir “que sea corto y sencillo”. Al escribir un correo, hay que ser conciso e ir al grano. Para que sea fácil de procesarlo, lo mejor es que cada correo trate un tema que se vea en el Asunto.

FIRMA En muchos programas, como Microsoft Outlook y Mozilla Thunderbird, así como en muchos webmail, se puede añadir una firma a los mensajes, que aparece automáticamente debajo de cada correo. También en este caso hay que ceñirse a lo imprescindible.

SEGURIDAD Los emails se utilizan a menudo para enviar correo basura y virus. Para protegerse, hay unas reglas básicas muy claras: “No abra mensajes de remitentes que no conozca. No abra ningún archivo adjunto del que no sepa de dónde procede, sobre todo archivos comprimidos con terminación .zip- o .rar", señala Julian Graf, de una asociación de protección al consumidor alemana.

CONTRASEÑA Más importante aún es elegir una buena contraseña, según Graf. “El buzón electrónico es el punto central del mundo digital, a través del cual pasan todas las cuentas”. Si un hacker tiene acceso a ese buzón, tendrá vía libre a otras cuentas como Amazon o Facebook. Según la Oficina Federal para la Seguridad Informática (BSI) de Alemania, las contraseñas seguras tienen entre 8 y 12 caracteres, con mayúsculas y minúsculas, cifras y caracteres especiales. Los nombres de familiares y otras combinaciones fáciles de adivinar son tabú.

ENCRIPTACIÓN “Un email es como una postal”, dicen las normas básicas de Bitkom. Para los criminales es sencillo acceder a los mensajes no codificados. En cambio, los correos encriptados de principio a fin (E2E) solo pueden ser leídos por el emisor y el receptor, que deben intercambiarse, sin embargo, previamente las claves de decodificación. Esto es un poco complicado y por eso muchos renuncian a esta opción.

CUENTA TEMPORAL Muchos servicios de internet reclaman una dirección de email para poder registrarse. Si uno solo quiere usar la web de forma breve, puede crear para estos casos una cuenta de usar y tirar. Existen algunas temporales que caducan después de un tiempo, como “10minutemail.com”. Si un servicio se da cuenta de que se trata de una dirección temporal y no la acepta, se pueden buscar alternativas. (I)